Vorteile des Umstiegs auf ein ERP-System

Vorteile des Umstiegs auf ein ERP-System

Wenn Sie ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin in leitender Funktion sind oder eigenständig ein Unternehmen leiten, welches noch nicht auf die Nutzung eines ERP-Systems umgestiegen ist, kann die Entscheidung für den Umstieg schwerfallen. Die Vorteile scheinen nebulös und theoretisch, während die Nachteile wie etwa erhöhte Kosten oder der Arbeitsaufwand der Einführung ins Auge stechen. Außerdem hat die bisherige Datenführung mit Word, Excel oder Zettelwirtschaft doch hervorragend funktioniert. Aber hat sie das wirklich?

Das Abwägen von Vorteilen und Nachteilen ist die Aufgabe jedes Unternehmensvorstandes und muss vor jeder Handlungsentscheidung getroffen werden. Wir möchten Ihnen einige der Vorteile eines ERP-Systems vor Augen führen, damit Sie sich ein klares Bild von den potenziellen Vorzügen machen können. Selbstverständlich können diese Stichpunkte nur allgemeingültige Aussagen sein, die aber vielleicht auch für Ihr Unternehmen zu treffen.

Eine Excel-Tabelle hat sicherlich ihre Vorteile. Sie ist für jedermann schnell zu verstehen, einfach zu bedienen und ohne Informatikstudium “programmierbar”, außerdem günstiger als dezidierte Software. Allerdings stößt sie auch häufig an ihre Grenzen, wenn es um innerbetriebliche Prozesse und Veränderungen geht. Während sie bei einem kleinen Betrieb mit einer Handvoll Mitarbeitern noch gute Arbeit leistet, versagt sie bei zahlreichen Mitarbeitern und Abteilungen schnell. Informationen können nicht alle an einer Stelle eingetragen und ausgelesen werden, sondern werden in zahlreichen Unterdokumenten notiert. Sobald es darum geht, dass die Abteilungen zusammenarbeiten, muss an den Schnittstellen zwischen den einzelnen Dokumenten ein Mitarbeiter zeitaufwendige und fehleranfällige Datenübertragungen durchführen. Spätestens, wenn Ihr Unternehmen mehrere Standorte (vielleicht sogar international) hat, wären Ihre Mitarbeiter mehr mit der Aktualisierung und dem Abgleich von Dutzenden von Tabellen beschäftigt als mit ihrer eigentlichen Arbeit.

Auch wenn Sie Ihren Betrieb im Sinne von Industrie 4.0 zukunftsfähig machen wollen, müssen die durch die smarten Maschinen produzierten Datensätze gespeichert und ausgewertet werden. Durch ein effizientes ERP-System setzen Sie hier gewaltige Kapazitäten frei, die sonst für die Datenpflege vergeudet würden. So können sich Ihre Mitarbeiter auf ihr eigentliches Kerngeschäft konzentrieren, nämlich ihre Arbeit gewissenhaft auszuführen und dabei kreative und innovative Arbeitsprozesse zu entwickeln.

Wenn wir beim Stichwort Industrie 4.0 und Datensätze bleiben, sollte auch die bessere Datenverfügbarkeit für alle Abteilungen nicht missachtet werden. Ob Einkauf, Konstruktion, Vertrieb oder Support – alle Abteilungen benötigen Daten aus allen anderen Bereichen, um mit maximaler Effizienz arbeiten zu können. Wenn Ihr Support nicht weiß, dass in der Konstruktion das Produkt abgeändert wurde, kann er Ihren Kunden nicht weiterhelfen. Wenn die Konstruktion nicht weiß, dass eine Komponente nicht mehr für den Einkauf verfügbar ist, vergeudet sie kostbare Planungszeit. Die Liste lässt sich beliebig fortsetzen, an jeder Schnittstelle zwischen den Abteilungen droht das Chaos. Dies alles lässt sich vermeiden, wenn Sie ein zentrales ERP-System einführen, welches die notwendigen Daten allen Mitarbeitern zur Verfügung stellt, wann und wo sie diese benötigen. Das Ergebnis ist echte Flexibilität, die sich schnell bezahlt macht. Selbstverständlich ist es hier nicht mit der Einrichtung eines ERP-Systems und dem Mieten eines Servers getan, denn die Infrastruktur kann nur gute Ergebnisse leisten, wenn die Daten, welche ihr geliefert werden, dies auch sind. Hier müssen Mitarbeiterschulungen durchgeführt und klare Prozesse geplant werden, um in den Genuss der erhöhten Qualität der Daten zu kommen.

In der modernen Unternehmenswelt ist jedes verschenkte Potenzial, jede nicht genutzte Effizienz und jeder nicht rechtzeitig bemerkte Fehler eine Schwäche, die Sie sich nicht leisten dürfen. Zum Zweck der besseren Arbeit wird Abteilungen häufig eine gewisse Autonomie gestattet, um die Effizienz und Reaktionsschnelligkeit zu erhöhen. Leider ist es in vielen Unternehmen so, dass einzelne Abteilungen nicht nahtlos ineinander übergreifen und perfekt kommunizieren, sondern dass jeder „sein eigenes Süppchen kocht“ und die Details der Prozesse nicht mehr nachvollziehbar sind.

Ob dies nun durch unübersichtliche Strukturen, durch ein schlechtes Betriebsklima oder simplen Zeitmangel für die Kommunikation und Dokumentation bedingt ist – in jedem Fall werden Prozesse schlechter nachvollziehbar. Fehler können im Nachhinein schwerer auf ihre Ursache zurückverfolgt werden und der Überblick geht sowohl für die einzelnen Abteilungen als auch für die Unternehmensleitung verloren. Hier kann Ihnen ein ERP-System den Überblick wieder zurückbringen, Prozesse klarer abbilden und Verbesserung in den Betriebsabläufen erlauben.

Alle Daten und Vorgänge finden sich schnell und detailliert wieder, weniger optimierte Prozesse fallen sofort ins Auge und Lösungsansätze können gefunden werden. Auch gegenüber Dritten werden Prozesse klar nachvollziehbar, sodass bei Unternehmensprüfungen und gegenüber interessierten Kunden die eingehaltenen Qualitätsstandards problemlos nachgewiesen werden können. Auch Investoren, die Ihrem Unternehmen dringend benötigtes Kapital zur Verfügung stellen können, wollen sich von der Qualität ihrer Prozesse und der Zuverlässigkeit ihrer Produktion überzeugen.

Doch Vorsicht: Erhöhte Transparenz führt bei einem schlechten Betriebsklima oft zu Problemen. Selbst Mitarbeiter, die einwandfreie Arbeit abliefern, könnten sich überwacht oder bedroht fühlen, was sich wiederum auf die Motivation negativ auswirkt.

Dies ist nur einer der zahlreichen Aspekte, den Sie beim Wechsel auf ein ERP-System beachten müssen. Wie jede Veränderung in der Infrastruktur Ihres Unternehmens werden Sie auch bei diesem Prozess auf teils absehbare, teils unvorhergesehene Probleme stoßen, die nur durch gutes Change Management, Geduld und die Hilfe Ihrer Mitarbeiter gelöst werden können. Sind diese Kinderkrankheiten jedoch überwunden, führen die errungenen Effizienzsteigerungen, die bessere Nachvollziehbarkeit der Prozesse und nicht zuletzt der erhöhte Komfort für ihre Mitarbeiter zu beachtlichen positiven Effekten.