Jahresabschluss in HELIUM 5

Gleich zu Beginn: Zum Jahresabschluss müssen Sie gar keine Arbeiten durchführen!

HELIUM V vertritt die Philosophie, dass Sie selbst entscheiden und nicht von einem System fremdbestimmt werden. Die Software HELIUM V benötigt keine Servicearbeiten, die genau „zwischen den Tagen“ erledigt werden müssen. Aber natürlich können Sie Komfortfunktionen nutzen, die den Start in das neue Jahr erleichtern. Da die meisten Geschäftsjahre mit dem Kalenderjahr enden ist dies ein guter Zeitpunkt für Inventuren. In jeder Hinsicht.

Wir geben Ihnen zwei Mal 5 Tipps, was Sie im alten für das neue Jahr tun können.

Denken Sie daran, alle fälligen Rechnungen noch zum Jahresabschluss zu stellen. Beachten Sie etwaige Deadlines. Einige Firmen, auch Behörden, schließen bereits vor dem 31.12. ihre Bücher. Rechnungen, die nach dem Stichtag eintreffen, können nicht mehr berücksichtigt werden und müssen im neuen Jahr erneut gestellt werden.

Wir empfehlen generell die Prüfung von Fristen. Haben Sie offene Forderungen oder Rechtsangelegenheiten? Viele Schuldner rechnen damit, dass ihre Gläubiger Fristen einfach vergessen und lassen es darauf ankommen. Wenn eine Rechnung nicht innerhalb von 3 Jahren gemahnt wird, so verfällt der Anspruch. Als wichtiges Thema steht natürlich der Jahresabschluss an. Ihre Buchhaltung muss alle Unterlagen für den Steuerberater vorbereiten und die Bücher abschließen.

Das Jahresende eignet sich auch gut, Lieferantenbeziehungen auf den Prüfstand zu stellen oder bestehende Rahmenverträge unter die Lupe zu nehmen. Wurden fällige Verträge rechtzeitig gekündigt? Betrachten Sie auch Kundenbeziehungen. Welche Verträge laufen aus? Wer verdient besondere Aufmerksamkeit? Gibt es Kunden, die Sie mehr kosten als sie einbringen?

Ein persönlicher Tipp von unserem Geschäftsführer Herr Hehenwarter:
Gleichen Sie die Offenen Posten Liste mit Ihren Kunden und Lieferanten ab, manchmal kann es sogar sinnvoll sein, die Jahresumsätze gegenseitig zu überprüfen.

Ein beliebter Zeitpunkt für die Inventur ist der Jahreswechsel. Der Abgleich des physischen Lagerstands mit den aktuellen Werten in der Software, stellt sicher, dass Sie korrekte Bestellungen und Lieferscheine schreiben können. Weniger verbreitet ist das Überarbeiten der weiteren Daten in Ihrem ERP System. Stimmt der Status Ihrer offenen Angebote und Aufträge? Wurden alle Belge erstellt, bezahlt, erledigt? Oft wird die Zeit zwischen den Jahren auch für die Überarbeitung von Stücklisten oder Adressdaten genutzt.

Wie ist Ihr Fazit des vergangenen Jahres? Welche Aufträge sind besonders gut, welche nicht so erfolgreich gewesen? Bei welchen Lieferanten, Kunden oder Artikel gab es Reklamationen? Wie sieht die Lieferantenbeurteilung aus? Wie gestaltet sich deren und Ihre Termintreue?
Sammeln Sie jede Information, die Ihnen weiterhilft im nächsten Jahr besser zu werden. Jeder Fehler hilft Ihnen, so lange Sie diesen nicht wiederholen.

Unabhängig von der Software zeigt unsere Erfahrung, dass einige Vorbereitungen im „alten“ Jahr eine gute Vorbereitung für einen erfolgreichen Start im neuen Jahr bilden.

Der Start in das neue Jahr fällt leichter, wenn man den Balast aus dem alten Jahr nicht wieder mitnimmt. Das können alte Dateien, Produkte, Printmaterialien – etc. sein, egalt ob digital oder analog schleppen Sie so wenig wie möglich mit. Priorisieren Sie Ihre Projekte und To Do’s und schließen Sie diese soweit möglich ab. Man startet das neue Jahr viel leichter, wenn Schreibtisch und Arbeitsplätze sauber und leer sind. Bringen Sie dabei auch Ordnung in Ihren E-Mail Posteingang und Ihr Dateisysstem.

Dinge, die nach dem Zusammenräumen noch übrig sind, fassen Sie auf einer To Do Liste für das neue Jahr zusammen. Hier zahlt sich die Vorbereitung doppelt aus: Die Liste macht den Kopf frei, sobald ein Punkt auf der Liste erfasst ist, muss darüber nicht weiter nachgedacht werden. Außerdem starten Sie leichter in den ersten Arbeitstag, wenn klar ist, was zu tun ist.

Jetzt ist Zeit für das jährliche Strategiemeeting. Prüfen Sie in diesem Zusammenhang auch Ihren Investitionsplan. Vergleichen Sie Soll / Ist, die Verkaufsstatistiken für das alte Jahr und bereiten Sie die Budgets für das neue Jahr vor. Im Anschluß nutzen Sie die Chance für Mitarbeitergespräche. Blicken Sie gemeinsam auf das alte Jahr zurück und fassen Sie kurz zusammen, was gut und was nicht so gut war. Vereinbaren Sie gemeinsam Ziele für das neue Geschäftsjahr.

Nutzen Sie freie Tage unbedingt um Ihre Energiereserven zu füllen. Vermeiden Sie gezielt rund um die Uhr erreichbar zu sein. Auch wenn Entspannung auf Knopfdruck nicht funktioniert, achten Sie darauf Ruhe zu finden und genießen Sie die Zeit mit Ihren Liebsten.

Vergessen Sie nicht, rechtzeitig Weihnachts- und Neujahrsgrüße an Geschäftspartner und Mitarbeiter zu versenden. Eine gut organisierte gemeinsame Weihnachtsfeier ist ein schönes Erlebnis zum Teilen.

Weitere hilfreiche Funktionen / Blogartikel in HELIUM V rund um den Jahreswechsel:

Beleg Neu-Datum

Gerade kurz nach dem Jahreswechsel ist es oft erforderlich, dass mehrere Rechnungen noch für das alte Geschäftsjahr / Wirtschaftsjahr erstellt werden. Um nun nicht immer für jede neue Rechnung das Datum entsprechend ändern zu müssen, steht im Rechnungsmodul unter Extras, Neu Datum die möglich der Vorbelegung eines anderen Rechnungsdatums zur Verfügung.
Das hier eingegebene Datum wird solange anstelle des aktuellen Datums für den Vorschlagswert des Belegdatums einer neuen Rechnung verwendet, bis entweder das Rechnungsmodul geschlossen wird, oder das Neu Datum wieder gelöscht wird. Dies gilt auch für die Funktionen Rechnung aus Auftrag oder Lieferschein.

Betriebskalender: Feiertage für das nächste Jahr definieren

Gerüstet für den Fall der Fälle?

Inventur und Vorbereitung – Schritt für Schritt erklärt