7 Tipps für Zeitmanagement mit einer To-do-Liste

Priorisierung in der To-do-Liste

Der Abgabetermin für ein wichtiges Projekt  steht bevor, vor dem Wegfahren hat die Katze zuhause auf den Teppich gepinkelt, der Chef will unbedingt eine Besprechung und der Computer gibt den Geist auf. 100 Aufgaben und keine Ahnung, wie man diese sortieren soll.

Organisation ist ein wichtiger Teil unseres Lebens. Sowohl privat als auch in der Arbeit sollte Organisation gelernt sein. Ob digital oder analog einfach nur mit Papier und Stift, die To-do-Liste ist wohl eine der einfachsten Methoden, um sein Gehirn zu sortieren. Trotzdem sollte mit Listen gewissenhaft umgegangen und die Erstellung dieser sollte gut überlegt werden. Deshalb finden sich hier 7 nützliche Tipps und Tricks für das Erstellen einer effektiven To-do-Liste.

1. Abends vor dem Schlafengehen

Wie man sich die To-do-Liste am Besten einprägt

„Vor dem Schlafen gehen noch einmal Vokabeln durchlesen, dann kann man sie in der Früh“, so belehrte vielleicht auch Ihre Mutter sie so manches Mal. Im Endeffekt hatte man sich die Vokabeln dann am nächsten Tag gemerkt. Das liegt daran, dass Informationen im Gehirn vom Hippocampus in die Gehirnrinde gelangen müssen, um langfristig gespeichert zu sein. Dies geschieht während des Schlafens und so merkt man sich die gelernten Informationen.

Da es sinnvoll ist, sich die Punkte auf einer To-do-Liste genau einzuprägen, ist es also wichtig, dass die To-do-Liste vor dem Schlafengehen erstellt wird. Vielleicht muss die Arbeits-To-do-Liste nicht unbedingt unmittelbar vor dem Schlafengehen erstellt werden, aber, wenn möglich, in der letzten halben Stunde des Arbeitstages. Es ist sinnvoll, eine Zeit lang darüber nachzudenken, was am nächsten Tag die wichtigste Aufgabe sein wird, welche Aufgabe den Erfolg des Unternehmens morgen am meisten fördert und wie viel Zeit für die Bewältigung der Aufgaben benötigt wird. Durch diese Prioritätensetzung entsteht am nächsten Tag weniger Stress, da weniger Planungsarbeit benötigt wird.

2. Die goldenen 5

Die 5 Wichtigsten Aufgaben?- auf die TO-do-Liste

Die goldenen 5 bestehen aus jenen Aufgaben, die heute die höchste Priorität für das Unternehmen haben. Außerdem können die goldenen 5 maximal die Arbeitszeit von einem Tag beanspruchen. Kleine Zeitfenster sind hierbei sinnvoll, falls unerwartet wichtigere Aufgaben aufkommen. 5 Aufgaben sind das maximale Pensum pro To-do-Liste, weil 5 Dinge für einen Tag genug sind, wenn sie wirklich wichtig sind. An manchen Tagen sind es vielleicht nur die goldenen Zwei oder Drei. Hauptsache ist, dass diese Aufgaben dem Unternehmen helfen, es stärken oder bewahren. Die Anzahl der Punkte auf der Liste ist also nicht so wichtig, solange die Aufgaben sinnvoll und erfolgsfördernd sind. Jeder, der an einem Tag mindestens eine erfolgsfördernde Sache für das Unternehmen tut, kann abends glücklich nach Hause gehen.

3. Schmeichle den Augen

Was du erledigen musst, soll dir auch gefallen

Eine To-do-Liste ist meistens der Zettel, der am häufigsten pro Tag angeschaut wird. Umso wichtiger ist es also, dass er den Augen schmeichelt. Alleine eine gut leserliche Schrift macht schon sehr viel her und ermöglicht es auch anderen Personen, ihre Aufgaben zu erfassen.

Symbole sind auch ein vielseitig einsetzbares Mittel. Zum Beispiel könnte ein Kreis für Termine ein Quadrat für Aufgaben und ein Punkt für zusätzliche Notizen genutzt werden.
Zusätzlich sind Textmarker und Fineliner die Freunde von To-do-Listen, die immer dann auftauchen, wenn die To-do-Liste gerade vollkommen durcheinander ist. Farben ermöglichen eine Kategorisierung von Aufgaben durch Unterstreichen oder eine visuelle Gestaltung durch Grafiken bzw. Zeichnungen.

Für die ganz Kreativen gibt es natürlich auch Sticker auf dem Markt. Hier ist aber zu beachten, dass weniger immer mehr ist. Dies gilt natürlich für alle Punkte, aber bei Stickern werden die Klebebildchen schnell wichtiger als die eigentlichen Aufgaben und dies sollte auf keinen Fall passieren.

Zusammengefasst ist bei allen bunten Dingen Vorsicht gegeben, obwohl sie sehr nützlich eingesetzt werden können.

4. Wo bist du?

Tolle Plätze für Tolle To-Do-Listen

Eine To-do-Liste ist natürlich nicht effektiv, wenn sie alle 5 Minuten gesucht werden muss. Dann geht nämlich mehr Zeit für das Suchen drauf als für das eigentliche Erledigen von Aufgaben. Die Liste sollte an einem exponierten Ort angebracht werden, wo jeder, der die Liste benutzt, sie wiederfindet und gut sehen kann.

Außerdem ist es sinnvoll, die Liste überall hin mitzunehmen, falls Ergänzungen aufkommen oder etwas abgehakt werden muss.

5. Wenn die Zeit drängt…

Zeitmanagement mit To-Do-Listen

Zeitmanagement ist natürlich ebenfalls ein wichtiger Punkt beim Erstellen einer To-do-Liste. Das Wichtigste ist allerdings, dass keine Aufgaben gelistet werden, die weniger als drei Minuten für die Erledigung beanspruchen. Diese Aufgaben sollten sofort erledigt werden. Haben diese drei Minuten-Aufgaben, aber nicht höchste Priorität, kann es sinnvoll sein, diese Aufgaben auf ein separates Blatt zu schreiben, auf dem alle weniger wichtigen, kurzen Aufgaben gesammelt werden. Diese können dann in einem freien Zeitraum abgearbeitet werden. Durch das Festhalten der Daten auf einem separaten Blatt wird sichergestellt, dass diese unwichtigen Aufgaben nicht das Gehirn blockieren, während man mit Wichtigerem beschäftigt ist.

6. Belohnungen und Ziele

Was gefällt, motiviert

Um Motivation zu gewinnen, sind Belohnungen ein gutes Mittel. Ob es ein Getränk, etwas Süßes, das frühere Nachhausegehen oder der/die PartnerIn ist, der zu Hause auf einen wartet. Mit irgendetwas kann man sich immer belohnen. Beim effizienten To-do-Listen Erstellen sollte das Ziel immer sein, alle Punkte abzuhaken. Deshalb ist es auch besonders wichtig, dass die Liste nicht zu lang bzw. zu schwierig für den Tag ist. Für die Motivation sorgen dann die oben genannten Belohnungen und schon ist das Ziel (fast) erreicht. Natürlich benötigt es für die Lösung von anspruchsvollen Aufgaben auch noch Können, Zeit und Arbeitskraft.

7. Quod erat demonstrandum – was zu beweisen war

To-do-Listen Helfen – Es wurde bewiesen

Bewiesen wurde die Effektivität von To-do-Listen beispielsweise durch eine Studie der Harvard University.  Diese ergab, dass Menschen, die ihre Ziele schriftlich festhalten, diese schneller erreichen. Dies beweist also, dass eine genaue und effektive Listenführung auch ein genaues und effektives Leben bewirkt.

Abschließend ist zu sagen, dass To-do-Listen, sofern sie richtig geführt sind, eine enorme Bereicherung für das Leben darstellen können. Dies liegt daran, dass durch gutes Zeitmanagement, welches mithilfe von To-do-Listen erreicht wird, weniger Stress entsteht. Weniger Stress resultiert dann weiterreichend in mehr Glück und mehr Erfolg im Privaten und im Beruf.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!