Effizienz der Software-Lösungen

Laut aktuellen Studienergebnissen wird bei etwa einem Viertel der deutschen mittelständischen Unternehmen noch immer kein ERP System genutzt. Befragt wurden dazu 100 repräsentative Firmenvertreter. Knapp ein Drittel der ERP Nutzer können die Software nicht wie geplant einsetzen und sind dazu übergegangen, interne Anpassungen vorzunehmen, die oft in Form von manuell ausfüllbaren Excel-Tabellen tägliche Zusatzarbeit bedeuten. Weiterhin sind bei 80 Prozent der Firmen die Probleme schon vorprogrammiert, da die gewählten ERP Lösungen branchenfremd sind und somit nicht zu den internen Abläufen passen. Alarmierend für Entwickler von ERP Software ist, dass sich 9 von 10 Firmenvertretern mehr Beratung seitens der Anbieter wünschen. Aus Unwissenheit und fehlender Beratung folgten in der Vergangenheit häufig für beide Seiten nicht zufriedenstellende Ergebnisse.

Effiziente Software versus improvisierte Hilfsmittel

Vorausgesetzt, dass ERP Systeme und Prozesse unpassend gewählt wurden, und aufgrund von selbst integrierten Zwischenlösungen, die nicht voneinander lernen, kommt es zu kosten- und arbeitsintensiven Situationen. Im schlimmsten Fall sogar zu chaotischen Zuständen im Betriebsablauf. Statt die Berater der Software um Rat zu fragen, kommt es zur individuellen Überbrückung von Fehlern im ERP System, wodurch es zu schwerwiegenden Problemen bei Prozessen kommt. Häufig wissen Geschäftsführer und ERP-Ansprechpartner lange nichts von den sogenannten Insellösungen, die von Mitarbeitern genutzt werden. Erst wenn sich gravierende Fehler einschleichen, fällt die Problematik auf und schwer ins Gewicht. Oft ist bis dahin das Vertrauen der Mitarbeiter in die ERP Lösung so weit gestört, dass sie sich nur mit viel Überzeugungskraft erneut darauf einlassen wollen. Laut der durchgeführten Befragung haben knapp 70 Prozent der Unternehmen Schwierigkeiten mit Überbrückungen in Form von Excel Tabellen oder ähnlich gestalteten Insellösungen.

Häufige Fehler durch seltene Überprüfungen

Nach einer Selbsteinschätzung sind über 90 Prozent der Befragten der Meinung, dass ihr Betrieb in Sachen Digitalisierung hinterherhinkt. Dieser Sachverhalt wundert wenig, da nur knapp 50 Prozent der Firmen alle fünf Jahre ihre Prozesse und ERP Systeme überprüfen. Schlimmer ist, dass 17 Prozent der Befragungsteilnehmer angaben, dass eine Überprüfung dieser Art alle 5 bis 10 Jahre stattfinden würde. Grundsätzlich gilt, dass Firmen im Vorfeld äußerst gründlich prüfen sollten, mit welchem Software Partner sie eine Kooperation für die Entwicklung eines ERP Systems eingehen. Wichtig ist, dass das Unternehmen auch vom ERP System lernen kann und nicht das System an ineffiziente Arbeitsweisen angepasst wird. Es ist abzusehen, dass Betriebe, die auf gute ERP Konzepte setzen, einen deutlichen Wettbewerbsvorteil erlangen und mit einer größeren Wahrscheinlichkeit zukunftssicher arbeiten können. Funktionierende Systeme sorgen für zufriedene und motivierte Angestellte, wohingegen selbst gebastelte Excel Tabellen für mehr und mehr Frust in der Belegschaft sowie der Geschäftsführung sorgen. Eine regelmäße Kommunikation mit den ERP-Ansprechpartnern im Haus und dem Hersteller der Software hilft Insellösungen zu vermeiden und zeigt neue Wege der Weiterentwicklung auf.

Fazit: Offene und vertrauensvolle Zusammenarbeit verspricht Erfolg

Wenn Sie vorhaben eine ERP Lösung in Ihr Unternehmen zu integrieren, investieren Sie viel Zeit bei der Recherche eines geeigneten Kooperationspartner. Wichtig ist auch zu prüfen, ob der jeweilige ERP Entwickler bereits in Ihrer Branche tätig war. Sie werden regelmäßigen Kontakt zu Ihrem ERP-Hersteller haben, deshalb ist es auch wichtig, dass Sie sich auch persönlich „verstehen“. Das beginnt bei der Kommunikation auf einer gemeinsamen Ebene und geht bis dahin, dass Sie Vertrauen haben auch bei kritischen Situationen offen auf Ihren ERP-Berater zugehen zu können. Durch unverbindliche Gespräche vor der Aufsetzung eines Vertrags kann häufig geklärt werden, ob Betrieb, Entwickler und Software gut zueinanderpassen. Ist das nicht der Fall, macht eine Zusammenarbeit viel Mühe und wenig Sinn.

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