ERP und Kalkulation

Die mitlaufende Kalkulation, welche auch als projektbegleitende Kalkulation bezeichnet wird, findet hauptsächlich bei großen Projekten und länger laufenden Aufträgen Anwendung. Doch auch bei kleineren Aufträgen lohnt es sich einen Blick auf die aktuellen Zahlen zu werfen.

Welche Aufgaben verfolgt die mitlaufende Kalkulation?

Die Vorkalkulation an sich dient im Allgemeinen der Ermittlung von Angebotspreisen. Bei vorgegebenen Marktpreisen kann unter Berücksichtigung der Kalkulation entschieden werden, ob sich die Annahme eines Auftrags lohnt. Entscheidend sind dabei variable Kosten, die nicht unterschritten werden dürfen, die sogenannte Preisuntergrenze.

Wenn ein Auftrag fertig abgewickelt wurde, lässt sich mit einer Nachkalkulation feststellen, ob die Preisberechnung angemessen war. Bei kleinen Aufträgen ist diese Variante meist ausreichend. Im Vergleich zur klassischen Erfolgsrechnung, welche den Erfolg eines Unternehmens mit dem Jahresabschluss feststellt, zieht die mitlaufende Kalkulation fortwährend Bilanz aus aktuellen Projekten. Bei großen Projekten reicht eine Nachkalkulation oft nicht aus. Während der Umsetzung kommt es oftmals zu Abweichungen, auf die noch während der Projektabwicklung reagiert werden muss. So kann es beispielsweise zu unerwarteten Kostensteigerungen kommen oder zu einem Mehrbedarf an Personal. Würden diese Abweichungen erst im Rahmen einer Nachkalkulation festgestellt werden, könnten sie erhebliche Auswirkungen auf das geplante Ergebnis mit sich bringen. Um während der Projektdurchführung geeignete Maßnahmen umsetzen zu können, wird bei großen Projekten die mitlaufende Kalkulation eingesetzt. In regelmäßigen Abständen werden geplante Daten und tatsächlich realisierte Werte verglichen. Zeitgleich werden so Informationen gewonnen, die zur Verbesserung der Planung beitragen. Somit dient die mitlaufende Kalkulation dazu, parallel zur Durchführung eines Auftrages die geplanten Werte wie Kosten, Preise, benötigte Materialien und Personal zu überprüfen und mögliche Abweichungen transparent zu machen. Somit kann während der Laufzeit eines Projektes entsprechend interveniert und die Planungsgrundlage für künftige Projekte verbessert werden. Die mitlaufende Kalkulation bietet somit Vorteile durch eine verbesserte Transparenz, frühzeitige Informationen über jeweilige Entwicklungen, die Möglichkeit in das laufende Projekt einzugreifen, den Lerneffekt für zukünftige Projekte sowie die Aufdeckung von Sparpotenzialen.

ERP-Systeme und mitlaufende Kalkulation

Selbstverständlich lassen sich mit ERP-Systemen Kalkulationen durchführen. Beispielsweise werden mithilfe eines ERP-Systems ein Projekt und die dafür benötigten Ressourcen geplant. Nun kann das ERP-System eine mitlaufende Kalkulation durchführen. Das geplante Projekt bietet somit eine höhere Transparenz und kann auf unterschiedlichen Ebenen bewertet und bearbeitet werden. Das ERP-System meldet wichtige Informationen wie Mehr- oder Minderaufwand bezüglich des Auftrages oder veränderte Mengen von Materialien. Diese Rückmeldung hat Einfluss auf die mitlaufende Kalkulation. Diese zieht Bilanz aus den jeweiligen Rückmeldungen und gibt so Informationen, die wiederum genutzt werden können, um entsprechend in das laufende Projekt einzugreifen.

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