Gerüstet für den Fall der Fälle?

Was würde passieren, wenn Ihr Server morgen nicht mehr startet? Was ist, wenn Sie keine E-Mails erhalten? Wie reagieren Ihre Kunden, wenn die Fertigung nicht mehr weiß, was zu produzieren ist? In diesem Fall brauchen Sie einen Notfallplan.

Bei Autos ist es üblich, regelmäßige Serviceintervalle einzuhalten, und bei manchen Marken weiß man schon, dass nach 150.000km langsam ein Ersatz gesucht werden muss. Man ist Mitglied im Automobilclub, hat eine (Vollkasko-)Versicherung und fährt jedes Jahr zum TÜV bzw. zur §57a Überprüfung.

Wie sieht es mit dem Service Ihrer IT aus?

Das ist auch bei IT-Hard- und Software so! Die Lebensdauer von Festplatten ist unter anderem durch Ihre Mechanik begrenzt und wird üblicherweise auf 4-5 Jahre geschätzt. Software nutzt sich zwar nicht ab, aber entwickelt sich weiter. So kann das Service der IT auf Update, Backup und Notfallplan zusammengefasst werden. Unternehmen sind mit Fortschreiten der Digitalisierung immer mehr von Daten und IT-Verfügbarkeit abhängig. Deshalb müssen auch KMU sicherstellen, dass etwaige Ausfälle schnell kompensiert werden können. In der schnelllebigen Zeit ist ein Stillstand von mehreren Tagen überlebensrelevant.

Mitgliedschaft im Automobilclub und Versicherung → Ihr Notfallplan für die IT

Überlegen Sie, welche Programme und Daten essentiell für Ihren Betrieb sind. Um bei einem Ausfall schnell reagieren zu können, hat es sich bewährt, einen ausgemusterten Rechner vorzubereiten. Auf diesem Gerät sind gewisse Programme vorinstalliert und dieser kann im Falle des Falles aktiviert werden. Auch hier ist ein regelmäßiges Testen des Rechners essentiell, da Sie im Notfall sicherstellen können, dass die Lösung auch wirklich funktioniert.

Manche Unternehmen erstellen – besonders bei Virtuellen Maschinen (VMs) – ein Duplikat (Klon) anstelle des tatsächlichen Rechners. Auch hier gilt, Umschaltens von Echt- auf Klonsystem muss getestet werden. Besonders im Chaos eines Notfalls müssen Sie sich auf Ihre vorbereitete Infrastruktur verlassen können.

Der erste Schritt zur Vorbereitung ist das Nachdenken über die Eventualitäten, Schwachstellen und Eintrittswahrscheinlichkeiten – kurz gesagt die Risikoabschätzung. Im Kundenalltag haben wir schon viel erlebt, von Hochwasser im Kellerraum der Sicherung bis hin zum Ausbruch von Feuer. Aber es müssen nicht die großen Katastrophen sein, eine einfache defekte Festplatte oder Virenbefall können schon zu Datenverlust führen.

Die einzige Möglichkeit zur Vorbeugung ist das aktive Vorbereiten auf einen Notfall. Große Unternehmen nennen diese Schritte auch „Disaster Recovery“ Plan. Neben der regelmäßigen Sicherung (Backups) hilft eine Checkliste mit Zuständigen. Hier können Sie die Schritte festlegen, wer in welchem Fall informiert werden soll. Wer welche Schritte einleitet und durchführen muss.

3 Tipps für Ihren IT-Notfallplan

  • Notieren Sie die wichtigsten Telefonnummern von internen und externen Ansprechpartnern (IT-Betreuung, ERP-Anbieter, Provider,…) und Ihren Kunden z.B. im Handy.

  • Wenn Sie Schritte definieren, notieren Sie auch jeweils die zuständige Person.

  • Aktualisieren Sie Ihre Liste bei Anbieter- und Personalwechsel.

Aber was nutzt der beste Plan, wenn dieser nur in der Schublade liegt?
Besprechen Sie im Team Ihren Plan und klären offene Fragen. Pflegen Sie die Kultur der Offenheit. Sie sind auf Notfälle vorbereitet, haben Strategien entwickelt, um mit diesen umzugehen. Wenn nun ein Notfall eintritt, so muss dieser nicht verheimlicht werden, sondern muss offen kommuniziert werden. So stellen Sie sicher, dass zum Beispiel bei Virenbefall nicht das gesamte Unternehmen lahm gelegt wird.

Tüv & §57a → Laufende Backups

Wie und wo werden Ihre Daten gesichert?
Welche Daten werden gesichert? Welche nicht?
Wer überprüft den Erfolg der Sicherung(en)?

Um für den Notfall gerüstet zu sein, sollten Sie sich die Fragen gestellt haben und darauf antworten können. Nachdem Sie geklärt haben, welche Daten und Programme bei einem Notfall essentiell sind (Notfallplan), müssen diese durch Backups, Ersatzrechner, USV etc. vorbereitet werden.
Beim Auto werden im Rahmen der Überprüfungen und Services die Fahrtüchtigkeit und etwaige Abnutzungen überprüft – Ihr „Backup“ bzw. die Vorsorge vor Stillstand. Im Fall von HELIUM V richten wir für Sie, je nach Wunsch ein Backup Ihrer Datenbank(en) lokal auf Ihrem System ein. Danach ist es essentiell, dass diese Daten in Ihr Sicherungskonzept aufgenommen werden und in regelmäßigen Abständen auf einen externen Speicher gespielt werden.

3 Tipps zu Backups

  • Sinnvoll ist es ebenso, dass zum Beispiel Monatssicherungen außer Haus gebracht werden. Das kann einerseits eine andere Niederlassung sein oder auch einfach zuhause beim Geschäftsführer. Oftmals wird dazu auch ein Bankschließfach verwendet.

  • Denken Sie daran, dass die Sicherung(en) vor Elementen wie Wasser, Feuer und Staub geschützt sein soll!

  • Neben den regelmäßigen Sicherungen denken Sie aber auch an das Testen des Rückspielens. Somit stellen Sie sicher, dass die Daten auch wieder eingelesen werden können. Außerdem stellen Sie eventuell beim Rückspielen blinde Flecken fest – fehlt etwas?

Neukauf nach 150.000km > Austausch oder Update

Achten Sie auch bei Software auf regelmäßige Serviceintervalle – aktuelle Software fängt beim Betriebssystem an, egal ob Windows, Linux oder Mac, und betrifft jedes installierte Programm, egal ob es Office-Lösungen, Browser oder Ihr ERP-System ist. Oftmals scheitert das Aktualisieren von Software an Bequemlichkeit und weil man vielleicht nicht weiß wie es geht.

“Es funktioniert und tut was ich will, warum sollte ich updaten?”
Das Hauptargument „mehr Sicherheit“ kann niemand abstreiten. Zusätzlich wird für ein Update die Software optimiert, es sind fast immer neue Funktionen enthalten und Probleme behoben. Selbst wenn es manchmal etwas unbequem ist und man zuerst Zeit investieren muss, um auf die neuste Version umzustellen, profitieren Sie davon. Bei HELIUM V können Sie im Änderungsprotokoll die laufenden Neuerungen nachlesen.

Besonders bei Hardware ist ein geplanter Stillstand für eine Übertragung auf ein Neusystem wesentlich günstiger, als ein Ausfall. Stimmen Sie sich deshalb mit Ihrer IT-Betreuung ab, welche Geräte einen kritischen „KM-Stand“ oder Alter erreichen.

3 Tipps zum Thema Updates

  • Durch Softwarepflege-Verträge (Wartungsverträge) stellen Sie sicher, dass Ihre Software auf dem aktuellen Stand bleiben kann. Der Hersteller der Software stellt Ihnen dadurch die Software mit den Neuerungen zur Verfügung, Sie zahlen keine erneuten Software-Lizenz-Kosten.

  • Regelmäßige Updates sind benutzerfreundlicher: Wenn Sie bei Software viele Programmversionen überspringen, so kann das Kennenlernen der neuen Funktionen länger dauern, als wenn Sie immer in kleinen Schritten laufend aktuell bleiben.

  • Neue Hardware beinhaltet oft auch mehr Leistung und Speicher – wenn Ihre MitarbeiterInnen schneller Ihre Aufgaben lösen können, so rentiert sich die Investition eventuell schon nach kurzer Zeit.

Gerne stimmt das Team von HELIUM V mit Ihnen Ihr Konzept ab und vereinbart einen Update-Termin für Ihre ERP Software! Nutzen Sie dafür bitte dieses Kontaktformular.