Tipps für die richtige ERP-Auswahl

Was ist für den Auswahl eines richtigen ERP-Systems wichtig?

Die Angebote von ERP-Systemen sind vielzählig und die Informationen oft sehr umfangreich und teilweise undurchsichtig. Auf den ersten Blick unterscheiden sie sich kaum voneinander und man ist geneigt, das günstigere Angebot aus der Masse der ERP-Anbieter zu wählen. Um jedoch die richtige Wahl zu treffen, müssen verschiedene Punkte beachtet werden und je nach Projekt unterschiedliche Fragen an die Angebote gestellt werden. Dabei sollten nicht nur Preise verglichen, sondern auch die Vor- und Nachteile der Angebote im Hinblick auf Dienstleistungen und Wartung gegeneinander abgewogen werden. Es ist zudem wichtig, auch immer an die Zukunft zu denken, denn Kosten fallen nicht nur am Anfang beim Erwerb an, sondern im gesamten Zeitraum der Verwendung. Diese stehen vor allem in Verbindung mit Aktualisierungen und Anpassungen, die unerlässlich für ein optimales Funktionieren des ERP-Systems sind. Bei der Auswahl des richtigen Anbieters sollten also folgende Punkte beachtet werden, natürlich immer in Bezug auf das eigene Unternehmen und die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen. Sie stellen die wichtigsten Aspekte dar, die hinterfragt und abgeklärt werden sollen, natürlich können sich auch noch weitere Fragestellungen je nach Projekt ergeben.

Lizenzmodelle: Einzelne Module oder das ganze Paket?

Beim Erwerb von Lizenzen für ERP-Software gibt es zwei Varianten. Bei der ersten Möglichkeit werden Lizenzen jeweils für einzelne Module erworben. Dieses Modell hat den Vorteil, dass nur jene Module und Funktionen bezahlt werden, die das Unternehmen auch wirklich braucht. Somit ist eine individuelle Zusammenstellung der benötigten Ressourcen möglich. Da man nicht den vollen Funktionsumfang der Software erwerben muss, können die Kosten für die jeweiligen Ansprüche so gering wie möglich gehalten werden. Es wird somit sozusagen kein Geld für unnötige Funktionen und Leistungen verschwendet. Der Nachteil im Vergleich zum zweiten Modell liegt jedoch im Folgenden: Sollte sich der Bedarf im Laufe der Zeit ändern, müssen eventuell Lizenzen später dazugekauft werden, was wiederum zu Mehrkosten führt und in Summe gesehen womöglich teurer kommt als die zweite Variante. Diese funktioniert genau umgekehrt. Dabei wird von Anfang an die gesamte Software erworben, mit allen dazugehörenden Modulen und Funktionen. Dies ist am Beginn im Vergleich zur Version mit Modulen kostenintensiver und man erwirbt möglicherweise Funktionen, die man gar nicht benötigt. Es zahlt sich also aus, beim Vergleich der Angebote vorausschauend zu denken und eventuelle Änderungen in der Zukunft im Hinterkopf zu behalten.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit Branchenpakete zu erwerben. Diese sind von Beginn an auf Besonderheiten der jeweiligen Unternehmen der Branche ausgerichtet. Flexibilität sollte jedoch in allen Fällen im Vordergrund stehen, denn in keinem Fall ist es sinnvoll alle Funktionen einer Software zur erwerben – manche schließen sich zum Beispiel aus (zum Beispiel Soll- und Ist-Versteuerung).

Kosten und Angebot von Dienstleistungen

Neben den unterschiedlichen Lizenzmodellen gilt es, die verschiedenen Angebote der Dienstleistungen zu vergleichen. Wie viel kostet jeweils die Einführung in das System und wie lange dauert diese? Um ein ERP-System richtig einzuführen und umzusetzen, muss je nach Größe des Projekts und Wissensstand der MitarbeiterInnen genügend Zeit dafür in Anspruch genommen werden. Zudem muss beachtet werden, wer beispielsweise die Datenübernahme durchführt: das Unternehmen oder der Systemanbieter? Außerdem gilt es, den richtigen Berater zu wählen. Dabei sind Faktoren wie Erfahrung oder Funktionen des Beraters wichtig. Wie schon beim ersten Punkt ist es auch im Hinblick auf Dienstleistungen wichtig, bei der Auswahl des ERP-Anbieters an die Zukunft zu denken. Es sollte geklärt werden, ob Dienstleistungen nur bei der Einführung vorgesehen sind oder ob sie auch später noch durchgeführt werden.

Besonders der Hersteller im Hintergrund muss bekannt sein. Durch Unterstützung direkt vom Hersteller der Software können Anpassungen schnell durchgeführt werden und die Beratung direkt mit der Softwareentwicklung zusammenarbeiten. So stellt man auch die Langfristigkeit der Partnerschaft sicher und verliert keine Zeit (und Geld) beim Wechsel von Beratungsunternehmen.

Wiederkehrende Kosten: Wartungsgebühren und Releasewechsel

Um das System auf dem aktuellsten Stand zu halten, sind regelmäßige Updates essenziell. Jedoch sind diese oft mit hohen Kosten verbunden, was viele davon abhält, diese auch durchzuführen. Damit die ERP-Software auch in Zukunft einwandfrei funktioniert, sollte vorab geklärt werden, wie die Wartungsarbeiten ablaufen und wie hoch die Gebühren dabei sein werden. Hier gilt zu beachten, in welchem Umfang die Updates geschehen und ob beispielsweise Fehlerbehebungen enthalten sind. Die Kosten für den Support sind ebenfalls zu klären und ob diese in Wartungsgebühren inkludiert sind oder nicht. Bei Aktualisierungen der ERP-Software sind Minority-Updates – also beispielsweise das Upgrade von Version 3.1 auf 3.2 – und Releasewechsel zu unterscheiden. Auf diese ist besondere Aufmerksamkeit zu legen. Sie bedeuten eine wichtige Aktualisierung der Software, die jedoch mit hohen Kosten verbunden sein kann. Es handelt sich dabei im Gegensatz zu den Minority-Updates um größere und umfangreichere Updates, beispielsweise von Version 2.2 auf Version 3. Es gilt zu klären, ob auch diese wichtigen Aktualisierungen im Wartungsvertrag enthalten sind und keine zusätzlichen Kosten entstehen (wie es zum Beispiel bei HELIUM V der Fall ist). Zudem sollte festgelegt sein, wie individuelle Anpassungen des ERP-Systems ablaufen. Es ist vorab zu klären, ob die Erweiterung der Updates um diese, durch die Wartungsgebühren abgedeckt werden und welche zusätzlichen Kosten anfallen könnten. Hier ist es ebenfalls wichtig, beim Vergleich der Angebote auch an spätere Zeiten zu denken. Es kann angenommen werden, dass eine ERP-Software für etwa 15 Jahre im Einsatz ist. In dieser Zeit können zwei bis drei Releasewechsel anfallen, die mit Kosten verbunden sein können.

Zusammenfassend ein Tipp am Rande:

Sie kennen das bekannte Sprichwort „Äpfel mit Birnen“ zu vergleichen – deshalb wird es immer schwer sein vorliegende Angebote unterschiedlicher ERP Hersteller / Anbieter zu vergleichen. Achten Sie bei der Auswahl auch auf nicht messbare Faktoren wie Sympathie, Branchen Know-How, Flexibilität und Kundennähe. Sie wollen die nächsten Jahre im Team an der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens arbeiten, deshalb ist gerade auch das gemeinsame Gespräch eine essentielle Basis für den Erfolg.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!