Warum wird der ERP-System-Kauf oft auf die lange Bank geschoben?

Enterprise Resource Planning (ERP) bezeichnet die Planung, Verwaltung, Kontrolle und Auswertung der Gesamtheit sämtlicher für die Unternehmensführung erforderlichen Prozesse. Vor allem für produzierende Unternehmen der Bereiche Metallbau, Maschinen- und Anlagenbau, Elektronikfertigung und vieler weiterer Branchen stellt diese Aufgabe regelmäßig große Herausforderungen dar, denn die Vorgänge in diesen Unternehmen sind vielschichtig und die dabei entstehenden Massendaten zahlreich. Doch warum gehen viele Unternehmen so einen notwendigen Schritt wie Kauf eines ERP-Systems nicht an?

Um den stetig steigenden Erwartungen der Kunden gerecht zu werden und sich somit auch in Zukunft am Markt behaupten zu können, setzen immer mehr Produktionsunternehmen sehr erfolgreich auf maßgeschneiderte ERP-Systeme. Dabei handelt es sich um Software, die zur Verarbeitung der großen Datenmengen individuell auf die spezifischen Anforderungen der jeweiligen Unternehmen zugeschnitten werden kann. Programme wie etwa HELIUM V, eine praxisbewährte Branchenlösung für produzierende Unternehmen verschiedener Bereiche, unterstützen Sie optimal bei der Gesamtverwaltung aller Prozesse in Ihrem Unternehmen und helfen Ihnen, stets den Überblick zu bewahren, indem alle Vorgänge präzise und anschaulich abgebildet werden. Ein zu Ihrem Unternehmen passendes ERP-System sorgt demnach für den reibungslosen Ablauf der betrieblichen Prozesse und spart zudem Kosten wie auch die Zeit, die Sie nutzen können, um sich auf Ihre Stärken und Kompetenzen zu konzentrieren.

ERP-Kauf: Der richtige Zeitpunkt für die Entscheidung?

Dennoch schieben viele Unternehmer die Entscheidung zum Kauf der Software auf die lange Bank. Vielleicht tragen Sie sich gerade selbst mit dem Gedanken, eine ERP-Software anzuschaffen, möchten aber zuerst ein gerade laufendes Kundenprojekt zum Abschluss bringen, in eine neue Maschine investieren oder eine zusätzliche Fertigungshalle aufstellen. Zwar ist Ihnen durchaus bewusst, dass Sie den Auftrag mit einer geeigneten Software besser durchführen, die neue Maschine besser auslasten und die Halle leichter finanzieren könnten, wenn Sie mit einem neuen Datenverarbeitungssystem effizienter produzieren und Kosten sparen – doch der Softwarekauf ist schließlich zunächst einmal mit Kosten verbunden. Darüber hinaus ist es mit der Anschaffung der Software ja auch nicht getan. Ein neues Datenverarbeitungssystem muss erst einmal in die Unternehmensprozesse integriert werden, die Mitarbeiter müssen sich damit vertraut machen, Abläufe eventuell neu strukturiert werden etc. Diese Bedenken sind keineswegs ungewöhnlich und vielleicht haben Sie auch von Unternehmen gehört, die an der Einführung eines solchen Systems gescheitert sind und mit fallenden Umsätzen konfrontiert wurden, da die Projektlaufzeiten massiv überzogen wurden und die Projektkosten den tolerierbaren Rahmen überstiegen.

Diese Fälle existieren, jedoch taugen sie nicht als Argument gegen die Einführung einer neuen Software dieser Art. Es gilt zu verstehen, dass diese Unternehmen nicht an der neuen Software selbst gescheitert sind, sondern an der Art und Weise, wie das neue System in die betreffenden Betriebe integriert wurde.

Zeit nutzen für einen erfolgreichen Einsatz

Jeder langfristig erfolgreiche Einsatz eines ERP-Systems beginnt mit der Erkenntnis, dass es sich bei dessen Einführung nicht lediglich um ein IT-Projekt handelt, sondern um ein Organisationsprojekt. Fehlt diese Einsicht, so fehlt auch die notwendige systematische Verbindung zwischen der Geschäftsstrategie und dem Datenverarbeitungssystem.

Dies können Sie vermeiden, indem Sie zunächst die erforderlichen Voraussetzungen für eine erfolgreiche Implementierung schaffen. Experten raten zum Einleiten einer Projektinitialisierungsphase. Dabei definieren Sie die Rahmenbedingungen des Projektes und identifizieren die Erfolgsfaktoren und Risiken beim Einsatz der neuen Software. Eine wichtige Grundvoraussetzung für das Gelingen des Projektes ist die Einigkeit bezüglich des Projektnutzens im Unternehmen. Danach werden Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit dem neuen Programm verbindlich festgelegt, ein realistischer Zeitplan erstellt und ein angemessenes Budget für die Umsetzung der Softwareeinführung festgelegt. Es kann auch notwendig sein, geeignete Mitarbeiter temporär von einem Teil ihrer sonstigen Aufgaben zu entbinden, damit sie sich ausreichend auf das Einarbeiten in das neue System konzentrieren können. Entsprechende Schulungen können die Mitarbeiter dabei unterstützen.

Im zweiten Schritt gilt es, die strategischen Vorgaben für die Umstellung auf die neue Software festzulegen. Dieser Prozess eröffnet auch die Chance, bisherige Geschäftskonzepte zu hinterfragen und gegebenenfalls zu optimieren. Klären Sie eingehend, ob das aktuelle Geschäftsmodell verstanden wurde und auch in den folgenden Jahren tragfähig sein wird. Wichtig ist auch, ob die Prozessbeschreibung für die Implementierung der Software einfach und verständlich genug ist.

Wenn Sie diese Vorgehensweise für den Kauf beherzigen, dann werden Sie von der Einführung des Systems langfristig profitieren. Zahlreiche Produktionsunternehmen, die zur effizienteren Gestaltung der betrieblichen Prozesse eine maßgeschneiderte Software wie HELIUM V implementiert haben, waren dadurch in der Lage Kosten zu senken, Zeit und Material zu sparen und Umsätze kontinuierlich zu steigern.

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