5 Punkte Prozessoptimierung – Teil 4

Die Einleitung zum Thema Prozessoptimierung: Kennen Sie die Schrauben, an denen Sie drehen können?

Verantwortlichkeiten / Informationsfluss – überwachen und steuern

Langsam aber beständig werden bewährte und überarbeitete Prozesse in die Unternehmenspraxis übernommen. In dieser Phase sind Feedbackrunden und ein regelmäßiger Informationsfluss entscheidend für den Erfolg. Beim Prüfen der Abläufe entstehen Fragen, Sonderfälle treten auf und die Dokumentation wird entsprechend angepasst. Hierbei handelt es sich jedoch um eine Hol- und Bringschuld. Bewährt haben sich kurze „Stand-up“ Meetings, wo jede Person kurz erzählt, wie die letzte Woche gelaufen ist und was passiert ist und was diese Woche geplant ist. Dabei erhalten innerhalb von kurzer Zeit alle Beteiligten einen schnellen Überblick. Fragen Sie aktiv – manchmal vielleicht sogar in Einzelgesprächen in ungezwungenen Rahmen (bei einer Tasse Kaffee) – nach, wie die Umsetzung klappt. Von Anfang an gilt es, ein offenes Ohr zu haben, damit Ihr Team bei Schwierigkeiten aktiv auf Sie zugeht. Entwickeln Sie vor allem Aufmerksamkeit für Zusammenhänge über die eigene Abteilung und somit die eigene Zuständigkeit hinaus.

Die Rolle der Prozess-Verantwortliche bei der Prozessoptimierung

Die in der vorhergehenden Phase definierten Hauptverantwortlichen tragen die Aufgabe, „Hüter“ des Ablaufs zu sein. Sie haben das Recht, in freundlichem Ton auch ihre Kolleginnen auf das Einhalten hinzuweisen und Tipps zu geben. Besonders wenn Prozesse neu eingeführt werden, gilt es, diese zu steuern. Die Balance zwischen agiler Weiterentwicklung der Abläufe und Überwachung des gemeinsamen Ziels ist manchmal eine Herausforderung. Die zu Beginn definierten Ziele geben jedoch einen Rahmen vor, innerhalb dessen Entscheidungen getroffen werden.

Ein Blick in die Praxis

Zum Beispiel: Sie haben definiert, dass ein Kunde nur eine Leistung erhält, wenn dieser seine Rechnungen pünktlich bezahlt. Wenn die Rechnungen nicht bezahlt werden, so wird dieser für Lieferungen gesperrt. Was passiert nun, wenn Ihr Kunde anruft und ganz dringend eine Reparatur für seinen Kunden durchführen muss, er aber das wichtige Ersatzteil nur bei Ihnen kaufen kann?
Wenn Ihr Ziel eine langfristige Kundenbindung ist und eine hervorragende Zusammenarbeit – dann wird die Antwort vielleicht lauten: Ausnahmsweise erhalten Sie die Lieferung. Wenn Ihr Ziel ist, dass immer alle Rechnungen bezahlt sein müssen – dann wird die Antwort eher sein: Bitte überweisen Sie zuerst alle offenen Zahlungen.

Prozesse ersetzen nicht persönliche Entscheidungen

Schon bei diesem „einfachen“ Beispiel zeigt sich: Prozess- oder Ablaufsdefinitionen können Handlungsvorschläge sein, mehr Struktur in den Alltag bringen, aber nicht die Entscheidungen der Menschen ersetzen. Erst in der täglichen Arbeit zeigt sich, ob die Erneuerung bzw. Veränderung gelungen ist und das definierte Ziel erreicht wird.

Kennen Sie den wunden Punkt?

Bei der Überprüfung auf Praxistauglichkeit sind diese Schnittstellen besonders interessant. Wissen die einzelnen Personen, wann Sie welche Informationen erhalten, welche Aufgabe vor Ihnen ist und welche Personen von Ihrer Arbeit abhängig sind? Allein dieses Wissen kann die Zusammenarbeit und schnellere Abwicklung fördern und zu der Prozessoptimierung führen. Vielleicht gab es früher Diskussionen zwischen Vertrieb und Buchhaltung – nun weiß der Vertrieb, dass wenn ein Auftrag unvollständig angelegt ist, die Buchhaltung diesen nicht verrechnen kann. Der persönliche Bezug hilft teilweise, unsinnig anmutende Aufgaben besser zu verstehen.

Wenn Sie sich mit dem Thema Prozessoptimierung näher befassen wollen, hier eine 5-Punkte-Checkliste als Vorschlag von uns für den Ablauf:

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