5 Punkte Prozessoptimierung – Teil 5

Die Einleitung zum Thema Prozessoptimierung: Kennen Sie die Schrauben, an denen Sie drehen können?

Überprüfen / Aktualisieren / Ausweiten – von Beginn an mit gleichen / anderen Prozessen

Sie kennen vielleicht noch die Menschen, die auf einmal in der Fertigung auftauchen und mit der Stoppuhr den Zeitverbrauch messen. Hier wurden Kennzahlen aus anderen Unternehmen oft auf das aktuelle Unternehmen umgelegt, denn dort konnten die Rüstzeiten auch um X% durch die Maßnahme Y reduziert werden. Moderne Berater wissen jedoch, jedes Unternehmen ist anders und hat oftmals auch spezielle Gründe, warum zum Beispiel die Rüstzeiten hoch sind. Deshalb gilt es, zu den Prozessen passende Kennzahlen als Qualitätsindikatoren zu setzen. Zeit kann eine sein, eine Reduktion von Reklamationen eine andere.

Ziel erreicht?

Bei der Analyse der IST-Situation haben Sie Schwerpunkte gesetzt und Ziele definiert. Die letzte Phase befasst sich nun mit dem Überprüfen und Aktualisieren der neu definierten oder überarbeiteten Abläufe. Anhand von Qualitätsmerkmalen und mit Hilfe von Team-Befragungen analysieren Sie Abweichungen. Anhand dieser Grundlagen kann die Behebung  der Ursachen in Angriff genommen werden. Die Wirksamkeit der Verbesserungsmaßnahmen und das Feedback der Teams weist den Weg in die weitere Richtung.

Aktualisieren und Anpassen

Entscheidungen für oder gegen das Beibehalten, Anpassen, Abändern oder Verwerfen werden in dieser Phase getroffen. Je nach Unternehmen erfolgt dieser Schritt periodisch zu einem gewissen Zeitpunkt (jedes Quartal) oder flexibel und laufend. Auch hier zeigt die Erfahrung, dass Schwerpunkte zu setzen hilft und nicht immer alles kontrolliert und überarbeitet werden soll. Kleine Schritte, dafür aber kontinuierliche tragen mehr zu Erfolg und Prozessoptimierung bei als eine 180 Kehrtwende mit unbekanntem Ziel.

Achtung: Dem Hamsterrad entfliehen

Haben sich die Abläufe im Unternehmensalltag bewährt und sind diese in die tägliche Arbeit aufgenommen, so ist nun die Zeit für die zu Beginn zurückgereihten Prozesse gekommen. Das Einfühlungsvermögen, die Grenzen des sinnhaften Optimierens zu erkennen ist hier besonders gefordert. Wie so oft stehen Kosten und Nutzen gegenüber. Wenn es kein anderes Thema mehr im Unternehmen gibt, so wird auch beim letzten Mitarbeiter die Motivation für Neues schwinden.

Der Prozess der kontinuierlichen Weiterentwicklung ist Garant für ein lebendiges, proaktives Zusammenarbeiten im Unternehmen. Aber ein Prozess muss leben, also sich ständig den Anforderungen der Kunden und den Begebenheiten am Markt anpassen. Damit man hier nicht in einem Hamsterrad endet: Einen Schritt zurückgehen, den Blick von Außen nutzen und mit weiterem Elan den Berg erklimmen und den Weg in die passende Richtung wählen.

Wenn Sie sich mit dem Thema Prozessoptimierung näher befassen wollen, hier eine 5-Punkte-Checkliste als Vorschlag von uns für den Ablauf:

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