ERP Ablösung – warum das Risiko eingehen?

Sie verwenden bereits seit vielen Jahren eine alte ERP-Software, um sämtliche Prozesse in Ihrem Unternehmen auf überschaubare Art darzustellen und möglichst effizient zu steuern, und fragen sich, ob die Zeit gekommen ist, ein neues System anzuschaffen, das Ihnen noch mehr Möglichkeiten bieten kann?

Aktuelle Programme dieser Art verfügen oft über Funktionen, welche vor einigen Jahren technisch noch nicht umsetzbar waren oder die entwickelt wurden, um auf die stetig steigenden Anforderungen an Ihre Branche mit neuen Lösungen zu reagieren. Vielleicht erwarten Ihre Kunden inzwischen weit mehr von Ihrem Unternehmen, was Serviceleistungen betrifft, als zu dem Zeitpunkt, als Sie Ihr nun schon in die Jahre gekommenes ERP-System angeschafft haben, was höhere Anforderungen an die Unternehmenssteuerung und -verwaltung stellt.

Möglicherweise haben Sie auch expandiert und Außendienstmitarbeiter eingestellt, die innerhalb eines stetig größer werdenden Einzugsbereiches operieren und auf dem Weg zum Kunden oder während einer beim Kunden stattfindenden Dienstleistung gerne auch über das mitgeführte Smartphone auf das System zugreifen möchten, um unkompliziert wichtige Daten abzurufen. Zwar bieten noch nicht alle der neuen Systeme optimale Lösungen für jeden Bereich, doch die Softwareprodukte haben sich in den letzten Jahren wesentlich weiterentwickelt. Zu bedenken ist auch, dass die Langzeiterfahrung vieler Anwender mit den alten Programmen über Feedback an die Anbieter dazu geführt hat, dass bekannte Probleme mit einer alten Software inzwischen gelöst wurden.

Dennoch schieben viele Unternehmer die Ablösung ihres alten ERP-Systems oft lange vor sich her. Schließlich ist eine Neuanschaffung zunächst einmal mit Kosten verbunden, nicht nur für die neue Software selbst, sondern auch für die Schulung aller mit dem Programm arbeitenden Mitarbeiter, durch eventuelle Umsatzeinbußen während der Einarbeitungsphase und, um Techniker für die Unterstützung bei der Implementierung zu bezahlen.

Wie sich in der Praxis allerdings zeigt, ist das Warten auf den Moment, an dem eine neue Software unvermeidlich ist, oft mit noch größeren Kosten und Unannehmlichkeiten verbunden. Die Umstellung auf ein neues System benötigt Zeit zur Vorbereitung, damit dessen Einführung durchdacht und möglichst stressfrei erfolgen kann. Auch wenn Ihr bestehendes System noch stabil läuft, gerade wichtige andere Projekte bevorstehen oder der Eindruck entsteht, die Anschaffung eines neuen Systems brauche zu lange um sich zu amortisieren – irgendwann ist auch die Lebenszeit einer Software abgelaufen, da die von ihr erbrachten Leistungen nicht mehr ausreichen, um Ihr Unternehmen konkurrenzfähig zu halten.

Um festzustellen, ob Sie derzeit ein neues ERP-System benötigen, sollten Sie bestimmte Faktoren sehr genau und gründlich analysieren.

Entsteht Ihnen ein Wettbewerbsnachteil, wenn Sie keine neue Software anschaffen?

Wenn Ihre Mitbewerber bereits über die Möglichkeit verfügen, die Kunden weit besser in das System zu integrieren und damit attraktive Serviceleistungen zu schaffen, dann können Sie Kunden an die Konkurrenz verlieren, da die Leistungen Ihres Unternehmens als nicht mehr zeitgemäß erscheinen oder schlichtweg nicht mehr den steigenden Erwartungen Ihrer Kunden entsprechen.

Gibt es noch ausreichend Anbieter oder Entwickler, die sich mit Ihrem alten System auskennen und Sie bei einer Wartung oder im Falle einer notwendigen Fehlerbehebung unterstützen können?

Ist dies nicht der Fall, so kann ein Fehler im System sämtliche Abläufe in Ihrem Unternehmen lahmlegen, bis Sie einen Experten oder selbst eine Lösung gefunden haben. Dieses Risiko sollten Sie nicht eingehen. Zudem sind Sie auch bei der unweigerlich auf Sie zukommenden Systemablösung auf Fachkundige angewiesen, die Ihr altes System noch kennen, um Ihren Mitarbeitern bei einer einführenden Schulung die Unterschiede klar erläutern und auf entsprechende Rückfragen eingehen zu können.

Sie planen den Verkauf oder die Unternehmensnachfolge?

Auch dann, wenn Sie Ihr Unternehmen demnächst verkaufen möchten, ist die vorherige Anschaffung und Implementierung eines neuen Systems nicht abwegig, denn der Käufer könnte durchaus eine aktuelle, zukunftsorientierte Software zur Unternehmenssteuerung erwarten. Dies sollten Sie abklären. Ebenso erleichtern Sie dem Team die Weitführung indem Sie essentielle Inhalte dokumentieren und für mehrere Personen zugänglich machen.

Des Weiteren fließt in die Entscheidung für oder gegen die Systemablösung mit ein, welche Ziele Sie mit Ihrem Unternehmen in der Zukunft anstreben.

Ab einer gewissen Komplexität der Unternehmensprozesse sind die Leistungen und Funktionen alter Datenverarbeitungssysteme einfach nicht mehr ausreichend.

Vorbereitung sichert Projekterfolg

Wenn Sie sich für die Einführung einer neuen Software entschieden haben, dann gilt es, diese durchdacht und gewissenhaft vorzubereiten. Dokumentieren Sie das aktuell verwendete System sehr gründlich und verständlich, um Ihrem Einführungspartner genügend Informationen bieten zu können, die er für die Entwicklung eines effizienten Umschulungsseminars benötigt. Halten Sie klar definierte Ziele, die Sie mit der Umstellung auf ein neues System erreichen möchten, schriftlich fest und kommunizieren Sie diese Ihrem Einführungspartner wie auch Ihren Mitarbeitern. So vermindern Sie das Risiko, dass die Umstellung sehr lange dauert und mit Stress für Sie und Ihre Mitarbeiter verbunden ist. Rechnen Sie im Vorfeld möglichst präzise durch, wie viel Zeit für eine intensive Umschulung erforderlich ist und stellen Sie allen Mitarbeitern, die mit dem neuen System arbeiten sollen, diese Zeit auch zur Verfügung. Nur so kann sich die Einführung der neuen ERP-Software auch großer Akzeptanz im Unternehmen erfreuen, was für die Motivation der Mitarbeiter sehr entscheidend ist.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!