5 Punkte Prozessoptimierung – Teil 3

5 Punkte Prozessoptimierung – Teil 3

Hier geht es zum Teil 2: 5 Punkte Prozessoptimierung Teil 2
Die Einleitung zum Thema Prozessoptimierung: Kennen Sie die Schrauben, an denen Sie drehen können?

Nicht die Dinge selbst beunruhigen uns, sondern die Bedeutung, die wir Ihnen zuweisen. (nach Epiktet)

Gerade in dieser Phase von Prozessdefinitionen spielt das Changemanagement eine große Rolle. Wahrscheinlich wird es im Unternehmen schon von Beginn an Stimmen gegeben haben, die nach dem „Warum“ gefragt haben. Für was machen wir das? Warum investieren wir hier soviel Zeit?

Manchmal geht es soweit, das einzelne Mitarbeiter um Ihren Arbeitsplatz fürchten. Wenn es um Veränderungen geht, so ist bald das Gefühl von Sicherheit und Stabilität betroffen, denn der Arbeitsplatz sorgt für regelmäßiges Einkommen. Hier gilt es, den Personen in Gesprächen zu vermitteln, dass Ihre Zukunft nicht bedroht ist. Ansonsten sind Ängste oft Grund für Rückzug,
Desinteresse bis hin zu Flucht.

Wie schon im ersten Teil erwähnt, Offenheit über gemeinsame Ziele und Zeit für Diskussionen sind wichtig, um eventuelle Ängste vorwegzunehmen. Die positiven Nebeneffekte der Dokumentation der IST-Zustände und Entwicklung hin zu SOLL-Zuständen müssen hervorgehoben werden.

Eventuell spart man wirklich Zeit ein, kann aber dafür einen neuen Markt aufbauen, mehr Kunden in kürzerer Zeit betreuen, neue spannende Aufgabengebiete entdecken. Man hat Zeit, ein Monat auf Urlaub zu gehen und so neue Impulse für den Alltag zu erhalten. Es entsteht Klarheit, warum es bei einem bestimmten Ablauf immer hakt, warum der eine immer auf den anderen wartet.

Hören Sie Ihrem Team zu. Das Wissen und die Alltagspraxis ist der eine Teil, die Ideen für Verbesserung und Weiterentwickelung der andere. Als kleiner Leitfaden für die Gespräche an Hand der IST-Zustände können folgende Fragen verwendet werden:

Was ist das Ziel / Ergebnis – was war ausgemacht?
Wenn Sie für heute Chef sein könnten, was würden Sie anders machen?
Sind Sie mit der aktuellen Definition einverstanden?
Gibt es noch etwas, das wir tun können, damit Sie Ihre Aufgabe einfacher erfüllen können?

“Weil wir es schon immer so gemacht haben“ ist in der Prozessanalyse eine der meistgenannten Aussagen. Blicken Sie hierbei jedoch hinter den Fall und sammeln Ideen für Optimierungen. Dabei können Sie vorhandenes Wissen zur Weiterentwicklung der IST-Prozesse nutzen. Auch ein Blick von Außen mit Feedback– zum Beispiel von Beratern, befreundeten Unternehmen oder ehemaligen MitarbeiterInnen kann wichtigen Input liefern. Nutzen Sie alle Quellen, die Sie finden können um auch unterschiedliche Sichtweisen zu berücksichtigen. Das Gute ist: Viele Unternehmen stehen vor Ähnlichen Herausforderungen, es gibt viele Best-Practice Beispiele auch online.

Mit der SOLL-Definition nutzen Sie gemeinsam im Team die Chance, neue Wege zu beschreiten. Nach dem Modellieren und Darstellen der SOLL-Prozesse werden diese freigegeben und jeweils eine verantwortliche Person definiert. Je nach MitarbeiterInnen kann dies mit mehr Verantwortung, Freiheit und Kooperation verbunden sein – hier gilt es je nach Person zu entscheiden, welche Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten zusammen passen.

Wichtig hierbei: Drehen Sie an einem kleinen Rad, prüfen Sie, ob das Ergebnis in die richtige Richtung geht und ändern dann erst das nächste. Vermeiden Sie, viele Dinge auf einmal ändern zu wollen. Zwar entsteht im ersten Moment eine Dynamik, die es zu nutzen gilt, behalten Sie aber die Gefahr im Auge. Es hat nun ja auch einen Grund, warum Sie mit Ihren IST-Prozessen bisher erfolgreich waren. Kleine regelmäßige Schritte führen auch zum Ziel und Sie sind dabei weniger überanstrengt als nach einem Hindernis-Sprint.

Bei der Überprüfung auf Praxistauglichkeit sind diese Schnittstellen besonders interessant. Wissen die einzelnen Personen, wann Sie welche Informationen erhalten, welche Aufgabe vor Ihnen ist und welche Personen von Ihrer Arbeit abhängig sind? Allein dieses Wissen kann die Zusammenarbeit und schnellere Abwicklung fördern und zu der Prozessoptimierung führen. Vielleicht gab es früher Diskussionen zwischen Vertrieb und Buchhaltung – nun weiß der Vertrieb, dass wenn ein Auftrag unvollständig angelegt ist, die Buchhaltung diesen nicht verrechnen kann. Der persönliche Bezug hilft teilweise, unsinnig anmutende Aufgaben besser zu verstehen.

Wenn Sie sich mit dem Thema Prozessoptimierung näher befassen wollen, hier eine 5-Punkte-Checkliste als Vorschlag von uns für den Ablauf: