Zeiterfassung: Wer ist zuständig?

„Zeit ist Geld“ – dieser alte Sinnspruch gilt auch und in erhöhtem Maße für die heutige, schnelllebige Wirtschaftswelt. Egal, ob ein Unternehmen nur wenige Dutzend oder mehrere Tausend Mitarbeiter umfasst, ihre Arbeitszeit sollte gut genutzt, genau erfasst und korrekt ausgewertet werden. Dafür braucht man eine Lösung für die Zeiterfassung.

Nur so können Schwankungen in der Produktivität des Betriebes, entstehende technische Fehler oder mangelnde Effizienz erkannt und auf ihre Ursachen zurückgeführt werden. Neben diesen betrieblichen Bedürfnissen spielen selbstverständlich auch rechtliche Rahmenbedingungen, die bestehenden Ressourcen des Unternehmens sowie die Vorlieben der Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen eine wichtige Rolle.

Zeiterfassung in ERP-Systemen

Viele Unternehmen setzen auf Enterprise Ressource Planning (ERP) Systeme, eine zentrale Software, welche die unterschiedlichen Abteilungen des Unternehmens vernetzt und ihre Synergie und Effizienz steigert. Neben für jedes Unternehmen einzeln entwickelter ERP-Software gibt es auch zahlreiche Angebote „von der Stange“, die besonders für mittelständische Unternehmen wegen der geringeren Kosten attraktiv sind. Die Zeiterfassung gehört hier aber nicht immer zur Standardausstattung. Wie beschrieben, haben zahlreiche Abteilungen eines Unternehmens wie Human Resources, Marketing, Unternehmensleitung, Produktion, Controlling und so weiter Interesse an den Daten, welche durch die Zeiterfassung entstehen. Möchte man hier nicht auf positive synergetische Effekte verzichten, sollte eine integrierte Lösung zur Zeiterfassungssoftware gewählt werden.

Zuständigkeiten der Auswahl der Software

Häufig ist es die IT-Abteilung, welche letzten Endes die Entscheidung für die Auswahl des Zeiterfassungssystems trifft. Dies erscheint auf den ersten Blick auch logisch, denn sie muss diese Softwarelösung implementieren, verwalten und warten, besitzt das nötige Know-how, um die vorliegenden Zusammenhänge der Software zu verstehen und genießt nicht selten das volle Vertrauen der technisch weniger erfahrenen Unternehmensleitung.

Die implementierte Softwarelösung stellt jedoch häufig, wenn sie denn Zeiterfassungssoftware enthält, nicht alle für die unterschiedlichen Unternehmensabteilungen notwendigen Daten zur Verfügung. Manche Unternehmen müssen ihre Betriebsabläufe, Vereinbarungen und Datenanalysen anpassen. Das ERP-System dieser Unternehmen kann die notwendigen Berechnungen nicht durchführen, da wichtige Daten fehlen oder in einem falschen Format geliefert werden. Dies verschenkt Potenzial in der Analyse der Daten, was sich auf die Effizienz der Software auswirkt. Aus diesen Gründen ist es wichtig, dass neben der IT-Abteilung auch alle anderen betroffenen Abteilungen an der Implementierung der ERP-Software mit Blick auf die Zeiterfassung beteiligt sind. Flache Hierarchien oder ein klarer Implementierungsplan erleichtern diese Vorgänge.

Zeiterfassung in mittelständischen und kleinen Unternehmen

Speziell mittelständische und kleine Unternehmen bilden einen erheblichen Bestandteil der Unternehmenslandschaft. Diese Unternehmen besitzen häufig auch keine eigene IT-Abteilung, welche die korrekte Software auswählen, erweitern oder mit einer Zeiterfassungssoftware verknüpfen könnte, sondern nur einen oder zwei Mitarbeiter, welche neben der Verwaltung der Software und der Lösung diverser technischer Probleme wenig Kapazitäten haben. Hier bietet HELIUM V mit seinem Modul Zeiterfassung eine ideale Lösung.

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