Werkzeuge für die praxisnahe Zeiterfassung

Werkzeuge für die praxisnahe Zeiterfassung

In jeder Branche ist es essentiell, die tatsächlichen Kosten der eigenen Produkte zu kennen. Mal ist der Anteil an Arbeitszeit höher, ein anderes Mal sind es die Materialkosten. Dennoch ist es essentiell, dass Sie sich auf die Zeitdaten Ihrer Mitarbeiter verlassen können. Mit der Zeiterfassung sichert das Team den Erfolg des Unternehmens und schafft somit selbst die Basis für Ihre Arbeitsstellen.

Zeitbewirtschaftung

Wir bei HELIUM 5 verwenden gerne diesen Begriff. Darunter verstehen wir einerseits die  Zeiterfassung, aber auch die Auswertungen, die Rückschlüsse für die weitere Gestaltung von Abläufen und Geschäftsbereichen geben. Ganz nebenbei entstehen auch Daten für Urlaubsabrechnung, Gleitzeitsalden und Produktivitätsstatistiken. Umfangreiche Statistiken und Auswertungen werden bei der Installation von HELIUM 5 mitgeliefert, alle sind individuell anpassbar.

Die Zeiterfassung ist meist ein notwendiges Übel und genießt keinen guten Ruf. Die Kunst ist es diese intuitiv, direkt und praxisnah zu gestalten. Schaffen Sie Anreize, sodass aus dem notwendigen Übel eine Motivationsgrundlage wird. Als ersten Schritt geht es um die einfache Erfassung des tatsächlichen Zeitaufwands:

Neben den üblichen Funktionen im Modul Zeiterfassung gibt es integrierte Möglichkeiten:

Wenn Sie an einem Auftrag arbeiten, so können Sie direkt am Beleg die Zeiterfassung starten. Die praktischen Start-Stopp-Icons finden Sie in Angebot, Auftrag, Projekt und Fertigung.
Die Telefonzeiterfassung startet automatisch beim Wählvorgang und Sie erfassen direkt, was Sie mit Ihren Kunden und Lieferanten vereinbart haben.

Viele unserer Anwender nutzen auch die Zeiterfassung im Browser (Quickzeiterfassung). Damit können auch Personen ohne HELIUM V-Client Zeiten auf Aufträge buchen.

Hier ist die Herausforderung, wie bei den vor Ort Terminen die Zeiten richtig gebucht werden können. Zwei Werkzeuge stehen hier zur Verfügung:
Einerseits die mobile Zeiterfassung für Android- und IOS-Telefone und andererseits die offline Erfassung mittels Pocket-Scanner (KDC).

Wenn Sie zu Beginn Ihrer Reise noch gar nicht wissen, welche Aufträge Sie an diesem Tag behandeln, so empfehlen wir die mobile Zeiterfassungs-App (HVMA). Sobald Sie Internet-Empfang haben, werden die Aufträge abgerufen und die Daten der Zeiterfassung sofort rückgemeldet.

Wenn es jedoch nur einige Aufträge gibt, die immer wieder anfallen, so ist der KDC die passende Lösung. Hier verwendet man Vordrucke zur Erfassung der aktuellen Tätigkeiten. Ein beliebter Einsatz sind Gemeinden, hier gibt es Aufträge für die unterschiedlichen externen und internen Kunden und dabei unterschiedliche Tätigkeiten wie zum Beispiel Schneeräumen. Sobald man wieder zurück bei der Station ist, werden die KDC-Daten zurückgespielt und an HELIUM 5 übertragen.

Besonders in der Produktion gilt es, die Zeitbuchung intuitiv zu gestalten. Dafür werden Terminals mit und ohne Barcodeleser verwendet.

Die Einsatzmöglichkeiten der Terminals sind vielfältig und beginnen bei der Anwesenheitszeit. Die zentrale Basis in der Produktion sind die in HELIUM 5 definierten Lose (Fertigungsaufträge). Aus den Stücklisten werden Sollzeiten und geplante Maschinen in den Arbeitsplan übernommen. Die Buchung erfolgt meist mit kombinierten Codes, um die Erfassung so einfach und schnell wie möglich zu gestalten. So erhalten Sie Informationen zu den Maschinenlaufzeiten, der Auslastung und einen Vergleich zwischen Soll- und Ist-Zeiten bis hin zu jedem Arbeitsgang. Die Terminals können auch zur Anzeige von Produktionszeichnungen und Ablieferung der fertigen (Unter-)Baugruppen verwendet werden.

Besonders in der Metallverarbeitung und Kunststofffertigung kommt die Stückrückmeldung zum Einsatz. Hier gibt Ihr Team beim Wechsel der Tätigkeit an, wie viele Gut- und Schlechtstücke entstanden und welche Fehler aufgetreten sind.

Natürlich ist eine Kombination aller Tools möglich – gerne definieren wir mit Ihnen die optimalen Abläufe und die unterstützenden Funktionen von HELIUM 5. Weiterführende Informationen finden Sie unter anderem in der Online-Hilfe und unserer Website:

→ Zu den Zeiterfassung-Clients
→ Zu der Funktion Zeiterfassung