Was heißt DMS?

Als DMS bezeichnet man die Verwaltung von elektronischen Dokumenten durch eine Datenbank. Alternativ wird auch von einem Dokumentenverwaltungssystem gesprochen. Im deutschen Sprachraum wird dieser Begriff ebenfalls für eingescannte Schriftstücke verwendet. Handelt es sich um die elektronische Verwaltung von Datensätzen, wird oftmals der Begriff elektronisches Dokumentenmanagement zur Verwendung kommen. In der Fachsprache wird von einem EDM (electronic document management) gesprochen. Es handelt sich dabei um ein elektronisches Archiv.

Die Vorteile sind klar anzusprechen. Durch die Nutzung eines DMS wird es allen Mitarbeitern ermöglicht, schnell und einfach auf die benötigten Dokumente zuzugreifen. Dies führt zu einer erhöhten Effizienz innerhalb des Unternehmens und steigert somit die Produktivität. Es kommt zu einer deutlichen Senkung von finanziellen Aufwendungen für einzelne Arbeitsschritte. Die Gefahr, dass Dokumente verloren gehen, wird minimiert. Dies ist besonders wichtig, da es viele gesetzliche Vorschriften für die Aufbewahrung von Betriebsdokumenten gibt. Diese müssen den verschiedenen Behörden, wie beispielsweise dem Finanzamt, immer zugänglich sein. Durch die Speicherung auf einem zentralen Server mit einem DMS sind die Dokumente innerhalb von wenigen Augenblicken aufrufbar. Der geringe Platzbedarf ist ebenfalls vorteilhaft und führt zu weiteren Kapitaleinsparungen. Es müssen nämlich keine zusätzlichen Räumlichkeiten gemietet werden, um dort die Akten zu lagern. Die gesamte Lebensdauer eines Dokuments wird unterstützt. Dies beginnt schon bei der Erstellung und Speicherung im DMS. Daten können jederzeit mühelos verändert werden. Wird die Datei benötigt, genügen wenige Tastenbefehle, um wieder darauf Zugriff zu bekommen. Auch die Vernichtung wird durch das DMS durch den entsprechenden Befehl übernommen.